Управління орендою

Створення оренди

Спершу оберіть тип: Оренда (за замовчуванням, звичайний випадок) або Самотрен. Тип задається під час створення і згодом не змінюється.

Вкажіть приміщення, дату та час, назву (з перекладами), базову ціну, додаткове обладнання та спосіб оплати (готівка, картка, безкоштовно).

Базову ціну можна брати фіксовано за все бронювання або погодинно — тоді вона множиться на тривалість оренди. Якщо ціну не вказано, вона визначається за пріоритетом: ціна приміщення > ціна організації.

Конфлікти розкладу

Система перевіряє конфлікти з іншими орендами та тренуваннями так само, як і створення розкладу тренувань: вона попереджає, а не блокує. Якщо приміщення вже зайняте, перше збереження не відхиляється — у діалозі з’являється Виявлено конфлікти розкладу зі списком накладок, а кнопка збереження змінюється на Створити все одно (або Зберегти все одно під час редагування). Другий клік зберігає оренду попри накладку.

Свідоме подвійне бронювання залу — нормальна практика студії, тому другий клік і існує. Зміна приміщення, дати чи часу прибирає попередження, і наступне збереження перевіряє конфлікти заново.

Самотренування

Тип Самотренування — коли тренер бронює зал, щоб позайматися самостійно, а не здає приміщення клієнту.

Форма спрощується: у списку орендарів доступні лише тренери (ті, хто може проводити тренування), а поля назви, кількості людей, типу ціни, обладнання та розрахунку/ручної ціни зникають. Залишаються приміщення, дата, час початку й завершення, ціна та спосіб оплати. Якщо обрати орендарем того, хто не може проводити тренування, збереження буде відхилено.

В усьому іншому це звичайна оренда: вона займає приміщення (блокує подвійне бронювання), показується в календарі та враховується у фінансових звітах. Оскільки назви немає, у списках і календарі такий запис підписано як Самотрен та ім’я тренера (наприклад, Самотрен — Анна Коваленко), а на картці оренди та в діалозі деталей є позначка Самотрен.

Під час редагування самотренування показується та сама спрощена форма без вибору типу.

Обладнання

Крім самого приміщення, ви можете брати оплату за обладнання — світло, димомашину, звук тощо. Такі позиції зберігаються в каталозі обладнання, який ви налаштовуєте один раз і використовуєте в кожній оренді.

Для кожної позиції вкажіть назву й опис (з перекладами) та ціну (фіксовану або погодинну). Створюючи оренду, оберіть потрібні позиції та кількість — система покаже розрахунок суми.

Список упорядковується перетягуванням — у якому порядку ви його складете, у такому позиції й з’являться при додаванні обладнання до оренди. Переглядати список може кожен, хто бачить оренди; змінювати порядок — лише ті, хто керує орендою.

Каталог — це прайс-лист, а не склад. Trainery не рахує залишки й не попереджає, якщо одну позицію додано до двох оренд, що перетинаються.

Позиції, які ви більше не пропонуєте, можна деактивувати замість видалення: вони зникають зі списку для нових оренд, але залишаються в минулих. Ціни в оренді зберігаються як знімок — зміна ціни в каталозі не змінює вартість уже створених оренд.

Підсумкова ціна

Сума = базова ціна (фіксована або погодинна × тривалість) + позиції обладнання

Якщо ви домовилися про іншу суму (знижка за довге бронювання, пакет, узгоджена надбавка), вкажіть ручну ціну та причину. Розрахована сума залишиться видимою поруч.

Передоплата та підтвердження

Якщо студія бере оплату наперед, увімкніть Вимагати передоплату в розділі оренди в налаштуваннях організації. За замовчуванням вимкнено, тож для студій без передоплати нічого не змінюється.

Коли увімкнено, нова оренда створюється зі статусом Очікує оплати замість Заброньовано. Така оренда займає простір: вона видима в календарі й блокує іншу оренду чи тренування в цей час. Але вона не рахується як дохід — у фінансових звітах враховуються лише оплачені оренди. Слоти самотренувань так не тримаються — тренер, який займається сам, це не продаж.

Коли кошти надійшли, той, хто має відповідний дозвіл, натискає Позначити оплаченою — зі списку оренд, з картки оренди або з діалогу деталей. Доки оренда не оплачена, у діалозі деталей є примітка «Ця оренда займає простір, але ще не оплачена.» з дією поруч. Після підтвердження в діалозі показується рядок Підтвердив(-ла) — хто і коли.

Підтвердження незворотне: скасувати його не можна, помилку виправляють скасуванням оренди.

Підтвердження — окремий дозвіл. За замовчуванням він є у власників і адміністраторів, і його можна надати будь-кому (див. Управління ролями). Він навмисно не прив’язаний ані до автора оренди, ані до права редагувати оренди: хто може підтверджувати, але не може редагувати, все одно бачить дію.

Оренда має два окремі бейджі, а не один спільний статус. Перший показує, чи заброньовано слот: неоплачена оренда все одно читається як Заброньовано, бо простір справді зайнято. Другий показує оплату і з’являється лише доки оренда не оплачена — суцільний бейдж Не оплачено, навмисно помітніший за контурні бейджі поруч. Якби обидва боки злилися в один бейдж, оплачена й неоплачена оренди відрізнялися б лише відтінком, якого ніхто не помічає, гортаючи список.

Це попереджувальний колір, а не червоний: неоплачена оренда — це завдання, а не помилка.

Бейдж зникає, щойно оренду позначено оплаченою. Там, де вже й так видно, що це оренда — компактна картка в розкладі, таблиця оренд — показується лише бейдж оплати; у таблиці він стоїть у колонці ціни, тій самій, яка й запитує, чи це вже гроші.

Фільтр у списку оренд читається як Не оплачені / Оплачені / Скасовані — за тією ознакою, яка насправді їх розрізняє, тож усе несплачене можна підняти одним кліком. У календарі неоплачена оренда позначається пунктирною рамкою та штрихуванням, а не іншим кольором — плитки оренди й так мають власний колір.

Оренда, яка завершилася неоплаченою, потрапляє також до лічильника біля кнопки Показати попередні на сторінці розкладу — разом із невідміченими заняттями (див. посібник тренера). Рахуються лише минулі оренди, бо майбутню неоплачену й так видно на екрані, і цю частину лічильника бачать лише ті, хто може відмічати оплату.

Гроші й далі рухаються поза Trainery — застосунок лише фіксує, що хтось побачив їх надходження.

Перегляд та управління

Переглядайте список оренд з фільтрами, оновлюйте деталі або скасовуйте.

Календар

Переглядайте оренди разом з тренуваннями на календарі. Фільтруйте за приміщенням.