Управління абонементами

Створення шаблону абонементу

Вкажіть назву (з перекладами), опис, кількість занять, ціну, термін дії та до яких тренувань він застосовується. Кількість можна не вказувати – тоді абонемент буде безлімітним.

Оновлення та видалення

Оновлення шаблону не впливає на вже видані абонементи. Видалити шаблон можна тільки якщо немає активних абонементів.

Видача абонементу учаснику

При видачі абонементу створюється персональний екземпляр з повною кількістю занять (або без ліміту, якщо шаблон безлімітний). Термін дії починається з дати видачі. Учасник отримує сповіщення – для безлімітного шаблону там сказано, що абонемент має необмежену кількість сеансів, замість конкретного числа.

Список виданих абонементів

Крім дати закінчення, кожен виданий абонемент показує Дата початку – день, коли дійсно почався термін дії (це не те саме, що день придбання). За цим полем список можна сортувати. Абонемент, який ще не почався, показує Ще не розпочато, а той, що активується першим використанням, – З першого запису.

У каталозі абонементів учасники бачать лише звичайні абонементи. Курсові та індивідуальні абонементи видає персонал, тож у каталозі вони більше не відображаються.

Дата початку

У діалозі видачі є необов’язкове поле Дата початку. Якщо його не заповнювати (плейсхолдер За налаштуванням організації), діє звичайне налаштування організації – старт з моменту видачі або з першого використання. Кнопка Очистити дату початку повертає це значення.

Якщо дату вказано, вона має пріоритет саме для цієї видачі: і активація, і термін дії рахуються від обраного дня. День трактується як календарний день студії за часовим поясом організації, а не за годинником вашого пристрою. Той самий діалог відкривається при схваленні запиту, тож запит теж можна схвалити з обраною датою початку.

Для закритого (тільки для абонементів) курсу дата початку – це дата зарахування учасника: бронюються лише заняття від цього дня і далі. Заняття курсу, які вже відбулися, все одно списуються з ліміту абонементу (учасник оплатив увесь курс), але для нього вони невидимі: їх немає ні в його бронюваннях, ні в календарі, ні в історії використання, і вони ніколи не рахуються як пропущені. Тому видача посеред курсу на 8 занять може показувати три заняття з восьми як минулі, тоді як в учасника у списку п’ять занять і жодного пропуску. Скільки занять було списано таким чином, видно персоналу на сторінці абонементу – учасник цього не бачить.

Що показує лічильник занять

Будь-який лічильник абонементу показує заняття, які учаснику залишилося використати, а не ті, які залишилося забронювати. Заняття списується з балансу в момент бронювання і залишається списаним, доки не відмічено відвідуваність, – через “сирий” баланс учасник з одним заняттям попереду виглядав так, ніби в нього нічого не лишилося, і персонал доходив висновку, що цим абонементом не можна закрити те саме заняття, яке ним уже оплачене. Якщо частина залишку закріплена за бронюваннями, які ще ніхто не відмітив, картка вказує, скільки саме.

Дії, що витрачають заняття – бронювання, перевірка абонементу, зміна сеансів, – навмисно й далі спираються на вільний баланс, який завжди менший, доки місця зайняті. Єдиний виняток – вибір абонементу під час відмічання відвідуваності: там місце вже зайняте учасником, а не бронюється заново, тож пропонується те саме число, яке бачить сам учасник.

Закриті абонементи та лічильник занять

Видача закритого абонементу одразу бронює учаснику місце на всіх заняттях прив’язаного розкладу, тому його баланс занять справді витрачається в момент видачі. Лічильник на картці абонементу показує не цей “сирий” баланс, а зменшується разом із проходженням курсу. Щойно виданий абонемент на 8 занять показує 8 / 8, зменшується на одиницю після кожного проведеного заняття і вважається використаним лише тоді, коли весь курс позаду. Так само він залишається у фільтрі статусу Активні, доки попереду є хоча б одне заброньоване заняття.

Дія Змінити сеанси доступна і для закритого абонементу, але означає інше – вона змінює кількість занять курсу, на які записаний учасник. Див. Зміна сеансів у закритому абонементі.

Безлімітні абонементи

Безлімітний абонемент не має балансу занять: він показується як Безліміт і обмежений лише датою закінчення. Змінити кількість сеансів у ньому неможливо. Закритий шаблон (тільки для абонементів) безлімітним бути не може – при видачі він автоматично бронює рівно стільку занять, скільки включає.

Продовження абонементу

Додайте N днів до терміну дії. Факт продовження зберігається. Якщо абонемент активується під час першого використання, дати закінчення ще немає – у списку відображається тире та бейдж Ще не активовано, а продовження недоступне до першого використання.

Заморозка абонементу

Якщо учасник травмувався або поїхав, абонемент краще не деактивовувати, а заморозити – баланс занять при цьому не змінюється. Дія Заморозити відкриває діалог Заморозити абонемент, де тривалість задається або через Заморозити на (днів), або через Останній день заморозки – це два способи задати одне й те саме значення. Причину можна вказати в полі Причина заморозки (необов’язково). Максимум однієї заморозки – 365 днів.

Діалог пояснює правило: Поки абонемент заморожено, ним не можна користуватися, а термін дії зсувається на ту саму кількість днів. Зсув відбувається одразу на весь запланований період, тож учасник відразу бачить нову дату. Останній день заморозки – це календарний день студії за часовим поясом організації, а не за годинником вашого пристрою.

Поки абонемент заморожено, ним не можна бронювати (у відповідь показується Абонемент заморожено – використати його можна після розморожування), він не пропонується у виборі абонементу при бронюванні та при відмітці відвідування, а також не потрапляє у звіт про абонементи, що закінчуються, і в нагадування про закінчення терміну та малий залишок занять.

Заморозка знімається сама, коли минув останній день заморозки – нічого натискати не потрібно, і така заморозка нічого не змінює в момент завершення. Достроково її знімає дія Розморозити – в один клік, без діалогу; з терміну дії віднімається лише невикористаний залишок заморозки.

Заморозити не можна неактивний, уже заморожений або вже прострочений абонемент, а також абонемент, який ще не активовано (старт з першого використання – дати закінчення ще немає).

Бейдж Заморожено відображається на картці абонементу в адмінці, у списку абонементів учасника та на його власній картці, і має пріоритет над позначками “закінчується незабаром” та “прострочено” – термін дії зсунувся разом із заморозкою, тож ці бейджі вводили б в оману. Заморозка та розморожування потрапляють в історію змін. Учасники не можуть заморозити свій абонемент самостійно.

Зміна сеансів

Діалог Змінити сеанси дозволяє Додати або Зняти заняття. Він показує Поточна кількість сеансів та Після зміни. Поле Причина необов’язкове при додаванні і Обов’язково під час зняття сеансів. Зняти більше, ніж залишилось, неможливо (для абонементу без залишку картка Зняти недоступна), максимум – 500 сеансів за одну зміну. Кожна зміна потрапляє в історію змін.

Зміна сеансів у закритому абонементі

У закритому (курсовому) абонементі немає вільного балансу – він тримає місце в серії занять, тому зміна сеансів змінює кількість занять курсу, на які записаний учасник. У діалозі це показано як Записано на занять.

Додати записує учасника ще на стільки занять курсу, починаючи з найближчого, на яке він ще не записаний. Якщо записувати вже нікуди, показується повідомлення: У курсі більше немає занять для запису. Наприкінці курсу запис може бути частковим (просили чотири заняття, залишилось два – запишуться два), і ліміт абонементу зміниться рівно на стільки, скільки реально заброньовано.

Зняти скасовує заняття з кінця запису, ніколи не з середини, тож курс зберігає свою форму. Уже проведені заняття не скасовуються ніколи – відвідування та фінанси за пройдену частину курсу лишаються недоторканими. Тому зняття обмежене кількістю занять попереду: діалог показує це як Доступно зняти й обмежує власний попередній перегляд цим числом.

Зміна стосується лише цього учасника: спільний шаблон абонементу не змінюється, інші власники такого самого курсового абонементу її не відчують. Обидва напрямки потрапляють в історію змін.

Деактивація

Дія Деактивувати забороняє користуватися абонементом, але зберігає сам запис і всю його історію: кількість занять і термін дії не змінюються, а дія Активувати повертає абонемент у роботу.

Для закритого (курсового) абонементу деактивація додатково скасовує майбутні бронювання учасника на цьому курсі та звільняє ці місця. Уже проведені заняття лишаються як є – відвідування та фінанси за пройдену частину курсу зберігаються. Діалог підтвердження прямо про це попереджає:

Цей абонемент займає місце на кожному занятті курсу. Деактивація скасує майбутні бронювання та звільнить ці місця. Уже проведені заняття збережуть відвідування. Активація абонемента поверне скасовані бронювання.

Активувати повертає рівно ті бронювання, які скасувала деактивація, – і нічого з того, що учасник скасував самостійно. Бронювання повертається навіть якщо заняття тим часом заповнилося; перевищення розбирає тренер у списку учасників заняття.

Видалення назавжди

Дія Видалити назавжди – це не деактивація: вона доступна лише тим, хто має право керувати абонементами, і її неможливо скасувати.

Перед підтвердженням діалог показує, що саме буде знищено: Бронювань буде видалено, З них майбутніх, З них уже проведених і скільки з них уже мають відмічене відвідування. Якщо такі є, про це сказано окремо – видалення стирає і цей запис про відвідування. Кнопка видалення стає доступною лише після позначки Я розумію, що це назавжди видалить абонемент і його бронювання.

Абонемент без жодного бронювання видаляється сам; якщо бронювання є, потрібно окремо погодитися видалити і їх – абонемент ніколи не видаляється так, щоб бронювання лишились без нього.

Деактивувати – оборотний варіант, що зберігає історію, і саме його варто обирати у звичайних ситуаціях. Видалити назавжди – для видачі, якої взагалі не мало бути (не той учасник, не той шаблон, дубль). Для закритого абонементу це ще й єдиний чистий спосіб скасувати помилкову видачу, бо залишені нею бронювання заважатимуть видати правильний абонемент.

Історія змін

Кожен абонемент має розділ Історія змін: Продовжено, Додано сеанси, Сеанси знято, Деактивовано, Реактивовано, Заморожено, Розморожено – з датою, автором, значеннями до і після та причиною. Якщо змін не було, відображається Змін ще не було. Учасник бачить цю історію на своєму абонементі, але без причини та без email адміністратора.

Запити на абонементи

Учасники можуть надсилати запити на абонементи. Запити відображаються на вкладці Запити з індикатором кількості очікуючих. Фільтр за статусом: Очікує, Схвалено, Відхилено, Всі.

• Схвалити – відкриває діалог видачі абонементу з обраним учасником та шаблоном.
• Відхилити – з можливістю вказати причину. Учасник отримає сповіщення.

Аналітика

Переглядайте статистику по кожному шаблону: кількість придбаних, активних, прострочених абонементів, використані заняття, дохід. Звіт про абонементи, що закінчуються (безлімітні абонементи теж туди потрапляють). Для безлімітних шаблонів використані заняття та завантаженість не показуються – замість них орієнтуйтесь на кількість бронювань учасника.